外部監査報告書と外部役員確認書、監理団体を外から確かめる記録
技能実習の監理団体は、業務が適正に行われているかを外の目で確かめるため、外部監査人による監査か、指定外部役員による確認のどちらかの措置をとります。その記録が、外部監査報告書（参考様式第4-12号）、外部監査報告書（同行監査）（第4-13号）、外部役員確認書（第4-14号）です。
この記事は、監理団体で外部監査・外部役員を担当する職員に向けたものです。技能実習の書類の書き方シリーズの22回目です。
外部監査報告書（4-12）
外部監査人が監理団体の代表者あてに出す報告書です。監理事業を行う事業所ごとに作ります。監理団体と事業所の名称・所在地、責任役員と監理責任者、外部監査の実施日、実施責任者と補助者、責任役員と監理責任者からの報告の有無、設備の確認と帳簿書類の閲覧の有無、外部監査の結果、総合講評を書きます。
結果は、別紙の「外部監査実施概要」に詳しく書きます。監査事項には、監理費をあらかじめ用途と金額を明示して徴収していること、職業紹介費や講習費が実費を超えていないことなどが並んでいます。
同行監査の報告書（4-13）
外部監査人が、監理団体の実習実施者への監査に同行したときの報告書です。
外部役員確認書（4-14）
指定外部役員が、事業所ごとに監査などの業務の遂行状況を確かめた結果を記録します。技能実習制度運用要領（令和8年4月）は、指定外部役員に、3か月に1回以上確かめて結果を書類にすることを求めています。様式の作りは外部監査報告書と同じで、別紙の「外部役員による確認概要」に、監理費の徴収などの確認事項ごとの問題の有無を書きます。
外部監査人・外部役員になれない人
外部監査人は、法人・個人のどちらでもなれますが、過去3年以内に外部監査人に対する講習を修了している必要があります。また、「外部」であることを保つため、実習監理をする実習実施者の役職員（過去5年以内を含む）、その配偶者や二親等以内の親族、送出機関の役職員などは選べません（運用要領）。
様式の図解：どこに何を書くか
- 宛先（監理団体の代表者）と、外部監査を実施した旨
- 外部監査をした監理団体：名称・所在地・責任役員の氏名
- 監理事業を行う事業所：名称・所在地・監理責任者。事業所ごとに作る
- 外部監査実施日と外部監査実施者
- 責任役員・監理責任者からの報告、設備の確認と帳簿書類の閲覧、外部監査結果（別紙の実施概要）
- 総合講評と備考
出典：出入国在留管理庁「参考様式第4-12号 外部監査報告書」様式📄 出入国在留管理庁の資料（PDF）を加工して作成
記入例：外部監査実施概要の1行（架空）
| 監査事項 | 問題等の有無 | 問題内容 |
|---|---|---|
| 監理費を用途と金額を明示して徴収している | 無 | ― |
| 職業紹介費が実費を超えていない | 無 | ― |
| 講習費が実費を超えていない | 無 | ― |
外部監査の措置をとっている監理団体は、外部監査の結果を記録した書類の写しを、毎年の事業報告書に付けます。
受け入れ企業がすること
会社（実習実施者）は、監理団体の監査に外部監査人が同行することがあります。そのときも、通常の監査と同じく協力します。会社の義務の全体は、技能実習で実習実施者がすることにまとめています。当組合（MOOZ）は監理団体として、外部の目による確認を受けています。
よくある間違い
- 事業所が複数あるのに、まとめて1通しか作っていない
- 外部監査人の講習が3年を過ぎている
- 別紙の実施概要・確認概要が空いている
- 指定外部役員の確認が3か月を超えてあいている
日頃のチェックリスト
- □ 事業所ごとに作ったか
- □ 外部監査人の講習の修了は3年以内か
- □ 別紙に確認事項ごとの結果を書いたか
- □ 事業報告書に写しを付ける準備をしたか
監理団体の変更届出と許可の更新は、次の回です。
監理団体の選び方を知りたい会社は、当組合にご相談ください。業種、受け入れたい人数と時期が分かれば、監理団体の役割からご案内できます。