実習実施者の帳簿書類、管理簿と技能実習日誌のつけ方
技能実習生を受け入れている会社（実習実施者）は、帳簿書類を作って事業所に備えて置きます（技能実習法第20条）。保管期間は、帳簿書類のもとになる技能実習が終わった日から1年間です。技能実習生が第2号までの3年間の実習を行った場合は、第2号の終了から1年間、第1号の開始時からの帳簿を備えて置きます（技能実習制度運用要領、令和8年4月）。
この記事は、毎日・毎月の記録を担当する人に向けたものです。技能実習の書類の書き方シリーズの17回目です。
技能実習生の管理簿
技能実習生の名簿には、最低限、氏名、国籍、生年月日、性別、在留資格・在留期間・満了日、在留カード番号、外国人雇用状況届出の届出日、実施中の計画の認定番号・認定年月日・区分・開始日・終了日、計画の変更認定や変更届出の記録などを書きます。あわせて、技能実習生の履歴書（1-3）や雇用契約書などを管理簿として備えて置きます。
認定計画の履行状況に係る管理簿（4-1）
月ごとに、計画どおりに実施しているか、入国後講習を計画どおり受けたか、講習の期間中に業務に従事させていないか（第1号）、技能と日本語の修得状況、労災などの事故、労働関係法令の遵守、生活態度・健康状態・規律違反を確かめて記録します。問題があれば特記事項に書き、技能実習責任者が記名します。
技能実習日誌（4-2）
日ごとに、技能実習生に従事させた業務、指導の内容、指導者の氏名を書きます。業務の欄の右には、実習実施予定表（省令様式第1号の第4〜6面）の技能実習の内容の番号を書きます。運用要領は、必須業務・関連業務・周辺業務それぞれの実施状況を具体的に記録するよう求めています。区分・期間・業務が違う技能実習生は、分けて作ります。
報酬支払証明書（4-15）
月ごとの報酬総額（控除前）、手取り額、支給日を記し、実習実施者の作成責任者と給与支給者が記名し、技能実習生が雇用条件書どおりの額であることを確かめて署名する様式です。
様式の図解：どこに何を書くか
- 認定計画の実施状況：技能実習計画認定通知書を保管しているか
- 進捗：計画どおりの実施、入国後講習の受講、講習期間中に業務に従事させていないか
- 技能・日本語の修得状況：良好・不良
- 労災などの事故の有無、労働関係法令の遵守
- 生活状況：生活態度・健康状態・規律違反の有無
- 特記事項：1と2で問題があったときに書く
出典：出入国在留管理庁「参考様式第4-1号 認定計画の履行状況に係る管理簿」様式📄 出入国在留管理庁の資料（PDF）を加工して作成
記入例：技能実習日誌（架空）
| 日付 | 従事させた業務（予定表の番号） | 指導の内容 | 指導者 |
|---|---|---|---|
| 4/1 | 加熱調理（1） | 温度管理の手順と記録のつけ方 | 製造課 主任 |
| 4/2 | 盛付け（2） | 衛生手袋の交換のタイミング | 製造課 主任 |
| 4/3 | 清掃・片付け（5） | 洗剤の使い分けと安全な保管 | 製造課 主任 |
書類は電子データで作って保管することもできます。その場合は、すぐ画面に表示し、書面にできるようにしておきます。
受け入れ企業がすること
帳簿書類は会社が自分でつけるものです。日誌は毎日、履行状況の管理簿は毎月つけ、機構の実地検査や監理団体の監査ですぐ見せられるようにしておきます。会社の義務の全体は、技能実習で実習実施者がすることにまとめています。当組合（MOOZ）は監理団体として、監査や訪問指導のときに帳簿を確かめ、つけ方をお手伝いします。
よくある間違い
- 日誌の業務に、実習実施予定表の番号を書いていない
- 入国後講習中の記録で、業務への従事が「有」になっている
- 外国人雇用状況届出の届出日を名簿に書いていない
- 実習が終わってすぐ帳簿を処分している（1年間保管）
出す前の（日頃の）チェックリスト
- □ 名簿の在留期間・満了日を最新にしているか
- □ 履行状況の管理簿を毎月つけ、責任者が記名しているか
- □ 日誌を毎日つけ、予定表の番号を書いているか
- □ 実習終了から1年間保管しているか
監理団体が行う監査と監査報告書は、次の回です。
技能実習の日々の記録のつけ方で迷ったら、当組合にご相談ください。受け入れている人数と職種が分かれば、記録の作り方からご案内できます。