特定技能の相談記録書と定期面談報告書（5-4・5-5・5-6）の書き方
特定技能の支援では、本人からの相談と、定期的な面談の記録を残します。使う様式は、参考様式第5-4号「相談記録書」、第5-5号「定期面談報告書（1号特定技能外国人用）」、第5-6号「定期面談報告書（監督者用）」です。
特定技能運用要領（令和8年8月）では、定期的な面談は3か月に1回以上、本人と、本人を監督する立場にある者（同じ部署の職員など、指揮命令をする人）の両方と行います。報告書は、支援の状況に係る文書として保存します。この記事は、自社で支援する会社と登録支援機関の担当者に向けたものです。書類の書き方シリーズの24回目です。
相談記録書（5-4）
対象期間ごとに、相談を受けた日、相談者（氏名・国籍・在留カード番号など）、相談内容、対応結果、対応者を1行ずつ書きます。記載例には、エアコンの故障、住民票の取得、給料の振込先の変更などの相談が並んでいます。相談の内容によって労働基準監督署への通報やハローワークへの相談をした場合は、その日付と行政機関の名前も書きます。
定期面談報告書（5-5・5-6）
どちらも、面談の対象者、面談日、対応者（支援責任者か支援担当者か）を書き、項目ごとに問題の有無と問題の内容を書きます。
- 業務：雇用契約と違う業務をしていないか、ほかの事業主の下で働いていないか、安全衛生
- 待遇：報酬、労働時間、休日・休暇、住居、食費・居住費が合意どおりか、支援計画どおりの支援
- 保護：暴行などがないか、保証金・違約金の契約、通帳の管理、旅券・在留カードを本人が持っているか、私生活の自由
- 生活：日常生活のトラブル、健康状態
- その他：不法就労者がいないか
監督者用（5-6）は、同じ項目を会社の側から確かめる書き方です（「旅券・在留カードを管理していないこと」など）。
法令違反が分かったとき
面談で法令違反等が「有り」なら、4欄に発生日、内容、対応結果を書きます。対応結果は、本人への対応（労働基準監督署などの案内）、会社への対応（責任者への通知、出入国在留管理庁への届出の案内）、関係行政機関への通報に分けて書きます。自社支援で行政機関への相談などをした場合は、支援の実施困難の届出（3-7）に、面談報告書や相談記録書の写しを付けます（シリーズ22回目）。
様式の図解：どこに何を書くか
- 面談対象者：本人の氏名、会社の名称、面談日（前回から3か月以内）
- 面談対応者：氏名と、支援責任者か支援担当者か
- 面談結果：業務・待遇・保護・生活・その他の項目ごとに問題の有無と問題の内容
- 法令違反等の有無：有りなら4に詳しく
- 法令違反等への対応：発生日、内容、本人・会社・関係行政機関への対応結果（次の頁に続く）
出典：出入国在留管理庁「参考様式第5-5号 定期面談報告書（1号特定技能外国人用）」記載例📄 出入国在留管理庁の資料（PDF）を加工して作成
記入例：面談で居住費の問題が分かった場合（架空）
| 欄 | 書く内容の例（架空） | 確かめること |
|---|---|---|
| 面談日 | 2027年7月15日 | 前回から3か月以内か |
| ②待遇の④ | 有：合意なく居住費の控除額が上がった | 問題の中身を書いたか |
| 4 ① 発生日 | 2027年7月7日 | 給料日など実際の日か |
| 4 ③ ア 本人 | 労働基準監督署を案内 | 案内した機関を書いたか |
| 4 ③ イ・ウ | 代表者へ通知、地方出入国在留管理局へ通報 | 日付と相手を書いたか |
名前と日付は架空の例です。
受け入れ企業がすること
監督者の面談に応じ、指摘された点は直します。支援を委託していても、問題があれば会社の届出が要ることがあります。会社の義務の全体は、特定技能で受け入れ企業がすることにまとめています。当組合（MOOZ）とグループの登録支援機関 株式会社NADyは、必要書類のご案内と記入内容の確認をお手伝いします。
よくある間違い
- 本人とだけ面談し、監督者と面談していない
- 面談の間が3か月を超えている
- 問題が「無」ばかりで、相談の中身と合っていない
- 法令違反を書いたのに、通知や通報の欄が空いている
出す前のチェックリスト
- □ 3か月に1回以上、本人と監督者の両方と面談したか
- □ 項目ごとに問題の有無を書いたか
- □ 相談記録書に対応結果と対応者を書いたか
- □ 求められたらすぐ出せるよう保存しているか
支援計画書の後編（相談・定期面談）は、シリーズ10回目にまとめています。
特定技能外国人の面談や相談の進め方を知りたい会社は、当組合にご相談ください。分野、人数、今の支援の形（自社支援か委託か）が分かれば、ご案内から始められます。