特定技能の定期届出は年1回、4月1日から5月31日まで
特定技能外国人を受け入れている会社は、年に1回、4月1日〜5月31日に「定期届出」を出します。届け出るのは、前の年度（4月1日〜翌年3月31日）の受け入れ・活動・支援の状況です。
その年度に1日でも特定技能外国人を受け入れていれば対象です。3月31日に受け入れを始めた場合でも、翌年度の4月1日〜5月31日に出します。
この記事は、はじめて定期届出を担当する人に向けたものです。入管庁の「定期届出 作成要領」📄 出入国在留管理庁の資料（PDF）に沿って書いています。
いつ、何を、どこへ出すか
様式は参考様式第3-6号「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」です。入管庁の様式一覧🔗 出入国在留管理庁のページには、令和8年4月1日以降に提出する際に使う新様式として載っています。
出し方は、電子届出システムか、本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局への郵送・持参です。作成要領は電子届出を勧めています。電子届出は、添付書類の一部を省略できる条件の1つにもなっています。電子届出には事前の利用者登録が要るので、5月に入ってから慌てないよう早めに済ませます。
出すものは、次の組み合わせです。
- 届出書（参考様式第3-6号）
- 別紙1「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況」（受け入れている事業所ごと）
- 別紙2「署名欄」（支援を全部委託している登録支援機関の署名。全部委託がある場合）
- 会社の書類（概要書1-11-1、登記事項証明書、納税証明書など。一定の基準を満たす会社は省略できる）
報酬を口座振込以外の方法で払っている場合は、報酬支払証明書（参考様式第5-7号）も要ります。
人数の数え方
届出書の「報告対象特定技能外国人数」には、対象期間に1日でも受け入れていた人の合計を書きます。途中で入った人も、途中で辞めた人も1人として数えます。
受け入れの開始日は、雇用契約の開始日ではなく、「特定技能」の上陸許可または在留資格変更許可を受けた日です。期間中に特定技能1号から2号に変わった人は、2号の人数に数え、1号の人数には入れません。ただし、1号だった期間の支援の状況は別紙1に書きます。
労働条件等は、7つの数字を月平均で出す
労働条件等の欄は、月平均の数字を出す欄です。受け入れを月の途中で始めた月・終えた月は含めずに平均します。
作成要領が「よくある間違い」として挙げているのは、次の3つです。
残業代（超過労働給与額）は、割増の0.25倍の部分だけでなく、1.25倍の全額を書きます。
昇給率は、昇給がなければ「0％」です。「100％」と書くと、給与が2倍になったという意味になります。5％上がったなら「5.0％」で、「105％」ではありません。
①〜④以外の手当を払っているときは、手当の名前を書き換えず、「きまって支給する現金給与額」の合計に含めます。
昇給率の欄は、同じ在留資格（1号なら1号のまま）で2年以上続けて受け入れている人がいる場合だけ書きます。
様式の図解：どこに何を書くか
- 1 届出対象期間：4月1日から翌年3月31日まで（届出は翌年度の4月1日〜5月31日）
- 2 特定技能所属機関：法人番号・名称・住所など
- 3 報告対象特定技能外国人数：分野が複数なら全分野の人数
- 4 労働条件等：実労働日数・所定内給与・賞与など（作成要領の計算方法で）
出典：出入国在留管理庁「参考様式第3-6号 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」様式🔗 出入国在留管理庁のページをPDFにして加工して作成
記入例：数字の出し方の例
作成要領にある計算の例を、そのまま表にしました。数字は作成要領の例です。
| 項目 | 例の条件 | 書く数字 |
|---|---|---|
| 届出対象期間 | 2026年4月〜5月に提出 | 2025年4月1日〜2026年3月31日 |
| 超過労働給与額 | 時給900円、所定7時間30分、19時30分まで勤務 | 900円×0.5時間＋900円×2時間×1.25＝2,700円 |
| 賞与など特別給与額 | 3人に支給した総額1,070,000円 | 1,070,000円÷3人＝356,667円 |
| 昇給率 | 2人の基本部分の合計が369,000円→379,000円 | 2.7％ |
所定労働時間を超えても、法定の8時間までは割増が付きません。この例では、7時間30分を超えた0.5時間は時給のまま、8時間を超えた2時間に1.25倍がかかります。
MOOZ事業協同組合（三重県津市）では、月ごとの実労働日数・時間・支給額を、毎月の給与の締めのたびに表へ書き足しておくことをおすすめしています。4月にまとめて1年分を拾い直すと、時間がかかるうえに間違えやすいからです。
受け入れ企業がすること
定期届出を出すのは、支援を委託していても会社です。登録支援機関の支援状況は会社が取りまとめます。当組合（MOOZ）とグループの登録支援機関 株式会社NADyは、必要書類のご案内と記入内容の確認をお手伝いします。
受け入れ前から終わるときまでの会社の義務は、特定技能で受け入れ企業がすることにまとめています。
よくある間違い
- 事業所ごとに届出書を出している（本社が1つにまとめる）
- 法人の名称の欄に、本社ではなく事業所の名前を書いている
- 1号から2号に変わった人を、1号の人数にも数えている
- 残業代を割増分（0.25倍）だけで書いている
- 昇給なしを「100％」、5％の昇給を「105％」と書いている
- 支援を全部委託しているのに「自社支援のみ」を選んでいる、または別紙2の署名がない
出す前のチェックリスト
- □ 届出対象期間（前年4月1日〜当年3月31日）を書いたか
- □ 人数は、期間中に1日でも受け入れた人の合計か
- □ 労働条件等の1〜6は小数点第1位を四捨五入した整数か
- □ 昇給率は小数点第2位を四捨五入し、必要な人がいるときだけ書いたか
- □ 別紙1を事業所ごとに作り、本社でまとめたか
- □ 全部委託がある場合、登録支援機関の署名（別紙2）を付けたか
申請のときの書類は、シリーズ1回目から順にまとめています。
定期届出の数字の集め方や、支援の記録の残し方で迷ったら、当組合にご相談ください。受け入れている人数、事業所の数、支援を委託しているかどうかが分かれば、必要書類のご案内ができます。特定技能の支援は、グループの登録支援機関 株式会社NADyが担当しています。