特定技能の転職支援実施報告書と、活動未実施・行方不明の状況説明書
特定技能外国人が会社の都合で離職したとき、1か月以上働けないとき、行方不明になったときは、届出（シリーズ22回目）に説明書を付けます。使う様式は、参考様式第5-12号「転職支援実施報告書」、第5-14号「1か月以上の活動未実施期間が生じた際の状況説明書」、第5-15号「行方不明が判明した際の状況説明書」、それ以外の事由で使う第5-11号「受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書」です。
この記事は、特定技能外国人を雇っている会社と、支援を担う登録支援機関の担当者に向けたものです。書類の書き方シリーズの25回目です。
転職支援実施報告書（5-12）
記載例の留意点では、本人の責めに帰すべき事由によらずに（本人にとって非自発的な理由で）契約を解除し、転職支援をした場合に、支援の内容を書いて届出書に付けます。書くのは、転職支援の年月日と内容、ハローワーク（公共職業安定所）の利用の有無と相談日・名称、対応結果です。記載例では、ハローワークに同行したこと、有給休暇を与えたこと、離職後の国民健康保険・国民年金の手続を案内したことが書かれています。
経緯の説明書（5-11）
受入れ困難の届出で、行方不明・活動未実施以外の事由のときに付けます。会社の都合か本人の都合かの具体的な事情、その後の対応（転職先・帰国予定日・航空券の手配・転居先）、本人の連絡先、復帰の予定を書き、6欄で、本人に次のことを案内したかをチェックします。
- ハローワークなどで転職先を探せること、転職には在留資格変更許可申請が要ること
- 住居地を変えたら14日以内に市町村に届け出ること
- 許可なく働くと在留資格の取消しや退去強制の対象になり得ること
- 正当な理由なく3か月以上活動しないと在留資格の取消しの対象になること
- 特定技能1号は通算5年が限度で、転職活動や出国中の期間も含まれること
- 雇用契約の終了は、本人も出入国在留管理庁に届け出ること
活動未実施の状況説明書（5-14）
1か月以上働けない事情が生じたとき、受入れ困難の届出に付けます。活動未実施の期間と日数、具体的な理由、再開の見込み、休業手当の支払の有無、直近3か月分の賃金台帳・出勤簿・給与振込の状況・タイムカードなどの写しを書きます。
行方不明の状況説明書（5-15）
就業先の事業所、直近3か月分の賃金台帳などの写しに加え、手がかりとして次のことを書きます。
- 最後に所在を確かめた日時と確認者（会社の職員、登録支援機関の職員、ほかの特定技能外国人など）
- 行方不明の原因として考えられる事情（会社の事情か、会社以外の事情か）
- ほかの仕事に勧誘する者（ブローカー）がいたか
- 行き先の情報を得ているか
様式の図解：どこに何を書くか
- 対象者：氏名・生年月日・国籍・住居地・在留カード番号（届出の時点の最新のもの）
- 転職支援年月日
- 転職支援の内容：ハローワークへの同行、有給休暇の付与、保険・年金の手続の案内など
- 公共職業安定所の利用の有無・相談日・名称
- 対応結果：転職先が決まったかなど
- 対応者と、転職支援をした会社（登録支援機関）の名称
出典：出入国在留管理庁「参考様式第5-12号 転職支援実施報告書」記載例📄 出入国在留管理庁の資料（PDF）を加工して作成
記入例：活動未実施の状況説明書（架空）
| 欄 | 書く内容の例（架空） | 確かめること |
|---|---|---|
| 2 期間 | 2027年6月1日〜2027年7月15日（合計1か月15日間） | 1か月以上か |
| 3 理由 | 業務外のけがで入院・自宅療養 | 診断書と合うか |
| 4 再開の見込み | あり（2027年7月16日頃） | 医師の見立てか |
| 5 休業手当 | あり・なしのどちらか（なしなら②に理由） | 雇用条件書の休業手当と合うか |
| 6 添付 | 賃金台帳①・出勤簿② | 右上に番号を書いたか |
名前と日付は架空の例です。休業期間を通算在留期間から除く扱いを受けたいときは、休業期間に関する申立書（1-30）も要ります（シリーズ28回目）。
受け入れ企業がすること
本人の今後の意思を確かめ、転職を希望すれば支援し、説明書をそろえて受入れ困難の届出と一緒に出します。会社の義務の全体は、特定技能で受け入れ企業がすることにまとめています。当組合（MOOZ）とグループの登録支援機関 株式会社NADyは、必要書類のご案内と記入内容の確認をお手伝いします。
よくある間違い
- 説明書だけを出し、受入れ困難の届出書（3-4）を出していない
- 5-11の案内のチェックが空いている（案内していない）
- 直近3か月分の賃金台帳などを付けていない
- 行方不明の手がかりの欄を「わからない」だけで済ませている
出す前のチェックリスト
- □ 事由に合う説明書を選んだか
- □ 本人への案内をしてチェックしたか
- □ 直近3か月分の賃金台帳などの写しを付けたか
- □ 受入れ困難の届出と雇用契約の終了の届出も出したか
受入れ困難の届出書（3-4）の書き方は、シリーズ22回目にまとめています。
特定技能外国人の離職や休業で困っている会社は、当組合にご相談ください。分野、人数、困っている事情と時期が分かれば、必要な届出のご案内から始められます。